Rentable. Convocante. Memorable.

Un evento es una tentación.  Nos dará visibilidad, podemos renovar el apoyo de nuestros donantes y aliados, conseguir patrocinadores, reunir a nuestros voluntarios, mostrar el impacto que logramos, proyectar nuestro video institucional, invitar a destinatarios de nuestros programas para que den su testimonio…

Seguramente, estas afirmaciones y deseos reflejan lo que se conversó en una reunión del equipo de desarrollo. La lista es más extensa, porque claro, la organización de un evento de recaudación es una gran oportunidad….y también un gran desafío.

Necesitamos una hoja de ruta, criterios compartidos que marcarán el camino para llegar al día del evento con foco y alineados con un mismo objetivo: RECAUDAR

Reflexión & contexto

Nuestro reflejo

Surgió la idea y estamos motivados para poner manos a la obra.  Pero antes necesitamos hacer un trabajo de introspección hacia el interior de nuestra organización, staff, board, voluntarios. Observar con atención a todos los aliados, donantes, destinatarios de los programas de nuestra organización, para luego preguntarnos:

¿Qué tipo de evento nos representa?

¿Cuál refleja mejor nuestros valores, la visión y misión de nuestra organización?

¿Es convocante para quienes colaboran con nuestra organización?

¿Con qué tipo de evento se sentirán cómodos?

Una comunidad conectada

Sin duda un evento puede generar otros beneficios sumamente valiosos además de  recaudar fondos. Aunque no nos tenemos que olvidar de nuestra meta principal. Uno, por ejemplo, es afianzar el “sentido de comunidad”. Hoy en día, las organizaciones se esfuerzan en planificar su comunicación, sumar seguidores y donantes a través de plataformas y canales digitales, si además, logramos diseñar un espacio vivencial y un evento que represente a esa comunidad que hemos logrado reunir, el impacto será mayor, ahora y a futuro. Simpatizantes conectados, fieles, nuevos donantes y por más tiempo.

Creatividad e innovación

Como última reflexión de esta introducción, no podemos estar ajenos a los cambios de los que somos testigos en materia de innovación y dinámicas de comunicación. Estamos expuestos a excelentes contenidos, la creatividad a flor de piel que proviene de nuevos ámbitos, estamos influenciados por estímulos de entretenimiento y nuevas formas de relacionarnos.

Los eventos no están aislados de estos procesos, podemos encontrar eventos con formatos creativos, en espacios o propuestas que antes no pensábamos. La unión del foco, con el ADN de nuestra organización y la creatividad es una combinación ideal y ambiciosa. Exploremos, a continuación,  los criterios que nos ayudarán a lograrla.

Objetivos & estrategias

Objetivos claros, incluyendo al menos un objetivo de fundraising: El evento puede tener otros objetivos – como darle visibilidad a algún programa en particular, rendir cuentas y comunicar el impacto de nuestro trabajo, reunir a toda la comunidad para generar  sentido de pertenencia y fidelización, acercar nuevas personas a la organización. Pero para que un evento de fundraising sea exitoso, debe recaudar suficiente dinero por encima de los costos que requiere organizarlo.

Presupuesto realista. ¿Qué tipo de evento queremos? ¿Cuál es el objetivo? Recaudar un monto específico de dinero, lograr una cantidad determinada de nuevos donantes, agradecer a actuales donantes…¿Cuál es?

Una estrategia clara para recaudar fondos: Muchas organizaciones pierden el foco en el camino. Un evento de recaudación que no tiene una estrategia clara y pasos para saber cómo se recaudará, es muy probable que fracase y que sus equipos y donantes que tienen la intención de colaborar con su grupo, se sienten frustrados. Por esto, es crucial asegurarse que la estrategia se adapte al objetivo de recaudación y a la capacidad de tu organización.

Alineado a la misión y valores de la organización: Organiza eventos memorables que hagan brillar tu organización, aquellos que resaltan su cultura, su trabajo, y reflejan quiénes son realmente.

El equipo

Una planificación exitosa de un evento de recaudación incluye roles claros acerca de quién hace qué cosa: Planificación, seguimiento de las cuentas, catering (comida y bebida), conseguir donaciones en especie, sponsors, logística, etc.

Algunas recomendaciones para lograr un equipo que trabaje hacia los mismos objetivos:

• Entrena al equipo acerca de conceptos de fundraising.
• Involúcralos en otras actividades de fundraising además de los eventos.
• Crea un criterio acerca de los eventos en tu organización para asegurarse que tengan sentido y logren el objetivo de recaudar dinero: Un criterio compartido en la organización es útil para que el equipo organizador se enfoque en los objetivos primarios de los eventos. Especialmente si hay voluntarios, miembros del board o alguien más que no tiene experiencia en fundraising.
• Designa a alguien que lidere la organización del evento y que tenga una mirada amplia para enseñar acerca de la gran variedad de actividades de fundraising y cuáles son viables en la organización.
• Designa un Comité Organizador que integre diferentes saberes y talentos.
• El criterio es una excelente manera de institucionalizar el proceso de educación y desarrollo de los eventos que ayudará a los equipos a entender e incorporar buenas prácticas de fundraising.

¿Cómo definir los objetivos?

• El evento necesita un objetivo de recaudación numérico concreto.
• El evento de recaudación debe generar una ganancia de al menos 20% por encima de los costos totales, incluidos los costos de staff.
• Es importante tener objetivos claros para el evento, pero más importante es tener un plan claro para lograr esos objetivos. 
• Asegúrate que los eventos tengan una estrategia de fundraising clara, realista alineada a los objetivos de fundraising.
• Pregúntate: ¿Qué funcionó en el pasado? En la organización, con la comunidad o para otras organizaciones.

Resultados & agradecimiento

Ya pasó el evento,  lograron llegar a la meta y cumplieron los objetivos. Tuvieron una gran convocatoria y fortalecieron los vínculos con la comunidad. Es hora de comunicar sus resultados y rendir cuentas a quienes colaboraron con tu organización. Envía una carta de agradecimiento, expresa gratitud y demuestra transparencia.

Tu organización abrazó este desafío. Todos se alinearon hacia un objetivo común y tuvieron aprendizajes. Capitalicen lo aprendido para mejorarlo, replicarlo, escalarlo e institucionalizarlo.

¡Qué sea un lugar de encuentro y conexión entre quienes comparten una gran causa!

* Esta nota ha sido escrita gracias al apoyo de Change the Game Academy en partnership con el Club de Fundraising con el objetivo de llegar a organizaciones de la sociedad civil pequeñas y comunitarias en Iberoamérica.